Gauteng: Admin Assistant posted by Pro-Match Recruitment

SLEUTELVERANTWOORDELIKHEDE

1. Kliënte- & Kommunikasieondersteuning

• Hanteer daaglikse kliëntenavrae per telefoon, e-pos en WhatsApp.
• Neem kliënte se versoeke, diensnavrae en afsprake akkuraat op.
• Kommunikeer diensbevestigings en opvolg aan kliënte.
• Hanteer kliënte se navrae professioneel en verwys probleme waar nodig.
• Handhaaf goeie langtermyn kliënteverhoudings deur vinnige en effektiewe kommunikasie.
• Volg uitstaande kliënteversoeke en dienskwessies op.

2. Werkkaarte (Job Cards) & Diensadministrasie

• Skep en verwerk werkkaarte vir beplande en dringende diensbesoeke.
• Verseker dat werkkaarte korrek en volledig ingevul is.
• Ken werkkaarte aan die toepaslike tegnici toe.
• Monitor die status van uitstaande en voltooide werkkaarte.
• Verwerk voltooide werkkaarte en verseker dat alle relevante dokumentasie ontvang is.
• Kontroleer dat tegnici se diensbesonderhede akkuraat aangeteken is.
• Volg onafgehandelde werkkaarte met tegnici op.
• Hou akkurate rekords van kliënte se diensgeskiedenis.

3. Vloot- & Tegnikusadministrasie

• Handhaaf administratiewe rekords vir die onderneming se voertuie en veld tegnikus.
• Monitor voertuiglisensies, diensdatums, inspeksies en ander relevante dokumentasie.
• Hou rekord van voertuigtoewysings aan tegnikus.
• Koördineer voertuig- en tegnikusskedules waar nodig.
• Volg voertuigonderhoud en diensvereistes op.
• Verseker dat tegnikus oor die nodige dokumentasie en toerusting beskik.
• Hou rekord van kilometers, brandstof en ander vlootverwante administrasie.
• Identifiseer en rapporteer uitstaande vloot- of tegnikusadministrasie.

4. Skedulering & Operasionele Ondersteuning

• Koördineer daaglikse diensafsprake en tegnikus se roetes.
• Help met die beplanning van tegnikus se werkskedules.
• Verseker dat kliënte betyds oor diensafsprake en veranderinge ingelig word.
• Koördineer dringende diensversoeke en herskedulering.
• Monitor daaglikse werkvloei en identifiseer administratiewe vertragings.
• Ondersteun die operasionele span met algemene administratiewe take.

5. Rekordhouding & Algemene Administrasie

• Handhaaf akkurate kliënte-, diens- en tegnikusrekords.
• Liasseer dokumentasie en verseker dat rekords maklik opgespoor kan word.
• Werk interne stelsels en databasisse gereeld op.
• Verwerk en organiseer diensverwante dokumentasie.
• Help met fakture, diensverslae en ander basiese administratiewe dokumente.
• Stel eenvoudige administratiewe verslae op wanneer benodig.

MINIMUM VEREISTES

Ondervinding

• Minimum 3 jaar relevante administratiewe ervaring.
• Ondervinding in ’n diens-, instandhouding-, tegniese of veldgebaseerde onderneming sal sterk voordelig wees.
• Ondervinding met werkkaarte, diensadministrasie of tegnikuskoördinering sal ’n groot voordeel wees.
• Ondervinding in kliëntediens en telefoniese kommunikasie.

Vaardighede

• Sterk administratiewe en organisatoriese vaardighede.
• Uitstekende aandag aan detail.
• Goeie opvolg- en probleemoplossingsvermoë.
• Sterk kommunikasievaardighede.
• Vermoë om verskeie take gelyktydig te bestuur.
• Goeie tydsbestuur en vermoë om sperdatums te handhaaf.
• Rekenaarvaardig en gemaklik met Microsoft Office.
• Pastel
• Vermoë om akkuraat met data, dokumentasie en rekords te werk.