Pretoria: PA to Admin Executive(AD 65-S)/PA vir Admin Uitvorende hoof(AD 65-S) posted by Werkie

(eng= Executive Personal Assistant to Admin Executive Our client is looking for a highly organized and professional Executive Personal Assistant to support the Admin Executive and ensure efficient coordination, communication, and operational flow across departments. This role is essential in managing executive scheduling, follow-ups, reporting preparation, and administrative execution so that the Admin Executive can focus on strategic leadership and operational performance improvement. More About The Company: Our client operates in a structured and fast-paced financial services environment focused on operational excellence, accountability, and regulatory compliance. The organization prioritizes efficient coordination across departments, clear reporting structures, and strong operational performance. This role plays a critical part in ensuring effective communication, executive coordination, and the successful execution of administrative and operational processes across multiple departments. Location: Pretoria East Salary: R15 000 Available Positions: 1 Start Date: As soon as possible Key Responsibilities: Executive Calendar & Schedule Management: · Manage and maintain the Admin Executives calendar. · Schedule internal and external meetings. · Prioritize meetings based on operational importance. · Prevent scheduling conflicts. · Prepare daily and weekly calendar briefings. · Ensure all meetings have clear agendas and required attendees. Email & Communication Management: · Monitor and manage the Admin Executive inbox · Categorize emails according to priority. · Draft responses for executive review and approval. · Redirect operational matters to relevant department heads where appropriate. · Follow up on unanswered emails and pending matters. · Ensure timely responses to internal and external stakeholders. Follow-Up & Accountability Tracking: · Maintain a master tracker of tasks assigned by the Admin Executive. · Monitor deadlines and progress across departments. · Proactively follow up with department heads and managers. · Escalate delays or risks where necessary. · Ensure completion of executive instructions. Executive Reporting Support: · Prepare weekly and monthly operational report templates. · Collect KPI data from department heads. · Compile reports for executive review. · Assist with EXCO report preparation. · Prepare summaries of operational performance and risks. Escalation Coordination and Operational Support: · Assist in coordinating resolution with relevant departments. · Track escalation status and outcomes. · Maintain escalation logs and reporting. Meeting Preparation & Coordination: · Prepare meeting agendas. · Compile supporting documents. · Take meeting minutes where required. · Document action items and deadlines. · Follow up on action item completion. Administrative & Documentation Support: · Assist with SOP formatting and updates. · Maintain organized filing systems. · Assist with presentation preparation. · Prepare executive documents and communications. · Maintain organized executive records. Operational Coordination: · Support coordination across internal departments. Executive & Personal Support: · Provide administrative and logistical support for both professional and personal matters to the Admin Executive. · Track and manage requests assigned to departments and provide status updates · Ensure the Admin Executive is reminded of key deadlines, meetings, and operational commitments · Maintain and update company organograms and departmental structure documents · Assist with organizing team activities, internal events, and team coordination initiatives · Resolve or assist with internal operational tickets as needed · Monitor departmental KPI posting compliance and follow up where updates are missing · Collect and organize employee feedback forms and prepare summary reports for executive review · Prepare and maintain a weekly executive summary report covering key updates, risks, and outstanding actions · Coordinate and monitor tasks assigned by the Admin Executive to HODs and ensure accountability on delivery · Perform ad-hoc duties as required by the Admin Executive. Job Requirements: · Minimum of 3 years experience as a Personal Assistant or Executive Assistant. · Strong organizational and administrative skills. · Excellent written and verbal communication skills. · Strong Microsoft Office skills including Outlook, Excel, Word, and Teams. · Ability to manage confidential and sensitive information with discretion. · Strong attention to detail and accuracy. · Ability to manage multiple priorities and deadlines. Key Characteristics: · Highly organized. · Proactive and self-driven. · Professional and discreet. · Assertive when following up with staff. · Reliable and accountable. · Strong judgment and problem-solving ability. Are you ready to join a dynamic team where your contributions make a real impact? Apply now wed love to meet you! ) (afr= Uitvoerende Persoonlike Assistent vir die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder Ons kliënt is op soek na ‘n hoogs georganiseerde en professionele Uitvoerende Persoonlike Assistent om die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder te ondersteun en doeltreffende koördinering, kommunikasie en operasionele vloei tussen departemente te verseker. Hierdie rol is noodsaaklik vir die bestuur van uitvoerende skedules, opvolgaksies, verslagvoorbereiding en administratiewe uitvoering sodat die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder op strategiese leiding en operasionele prestasieverbetering kan fokus. Meer oor die Maatskappy: Ons kliënt opereer in ‘n gestruktureerde en vinnigbewegende finansiële dienste-omgewing wat fokus op operasionele uitnemendheid, aanspreeklikheid en regulatoriese nakoming. Die organisasie prioritiseer doeltreffende koördinering tussen departemente, duidelike verslagdoeningsstrukture en sterk operasionele prestasie. Hierdie rol speel ‘n belangrike rol in die versekering van effektiewe kommunikasie, uitvoerende koördinering en die suksesvolle uitvoering van administratiewe en operasionele prosesse oor verskeie departemente. Ligging: Pretoria Oos Salaris: R15 000 Beskikbare Posisies: 1 Begindatum: So gou as moontlik Hoof Verantwoordelikhede: Bestuur van Uitvoerende Kalender & Skedules: · Bestuur en handhaaf die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder se kalender · Skeduleer interne en eksterne vergaderings. · Voorkom skeduleringskonflikte en beskerm fokus tyd. · Prioritiseer vergaderings gebasseer op operasionele belangrikheid. · Berei daaglikse en weeklikse kalenderopdaterings voor. · Verseker dat alle vergaderings duidelike agendas en toepaslike deelnemers het. E-pos & Kommunikasiebestuur: · Monitor en bestuur die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder se “inbox”. · Kategoriseer e-posse volgens prioriteit. · Stel konsepantwoorde op vir uitvoerende goedkeuring. · Herlei operasionele sake na toepaslike departementshoofde waar toepaslik. · Volg op oor onbeantwoorde e-poste en onafgehandelde sake. · Verseker tydige reaksies aan interne en eksterne belanghebbendes. Opvolg & Aanspreeklikheidsbestuur: · Handhaaf n hoofvolglys van take wat deur die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder toegeken word. · Monitor sperdatums en vordering van verskillende departemente. · Volg proaktief op met departementshoofde en bestuurders. · Eskaleer vertragings of risikos waar nodig. · Verseker dat uitvorende instruksies voltooi word. Uitvoerende Verslagondersteuning: · Berei weeklikse en maandelikse operasionele verslag template voor. · Versamel KPI-data van departementshoofde. · Stel prestasie verslagte saam vir uitvorende nasiening. · Help met die voorbereiding van uitvoerende verslae. · Berei operasionele prestasie opsommings en risikos voor. Eskalasie koördinasie en operationele ondersteuning: · Help met koördinasie duidelikheid met relevante departemente. · Hou eskalasie vordering en uitkomste dop. · Handhaaf eskalasie raporteering. Vergadering Voorbereiding & Koördinering: · Berei vergaderingsagendas voor. · Versamel ondersteunende dokumente. · Neem vergaderings notules waar nodig. · Monitor aksie-items,sperdatums en verseker afhandeling. Administratiewe & Dokumentasie Ondersteuning: · Ondersteun SOP-dokumentasie opdaterings. · Handhaaf georganiseerde lêerstelsels. · Help met aanbiedingvoorbereiding. · Berei uitvorende dokumentasie en kommunikasie voor. · Handhaaf georganiseerde uitvorende rekords. Operasionele Koördinering: · Ondersteun koördinering tussen departemente en operasionele opdaterings. Uitvoerende & Persoonlike Ondersteuning: · Verskaf administratiewe en logistieke ondersteuning ,vir persoonlike en professionele sake, aan die Administratiewe Uitvoerende Bestuurder. · Monitor en beheer versoeke wat toegeken is aan departemente en verskaf status opdaterings. · Verseker dat die Administratiewe uitvorende hoof herinner word van belangrike sperdatums, vergaderings en operasionele verpligtinge. · Handhaaf en dateer organograme en departementele dokumente op. · Help met die organiseering van interne geleenthede en spanaktiwiteite. · Monitor departementele KPI-opdaterings en volg op waar opdateerings benodig word. · Help met uitvoerende weekopsommings oor sleutelopdaterings, risikos en uitstaande aksies. · Koördineer en moniteer take wat deur die Administratiewe uitvorende hoof toegeken is aan departement hoofde en versekeer nakoming. · Voor “ad-hoc” take uit soos vereis deur die Administratiewe uitvorende hoof. Pos Vereistes: · Minimum 3 jaar ondervinding as Persoonlike Assistent of Uitvoerende Assistent. · Sterk organisatoriese en administratiewe vaardighede. · Uitstekende geskrewe en verbale kommunikasievaardighede. · Sterk Microsoft Office vaardighede, insluitend Outlook, Excel, Word en Teams. · Vermoë om vertroulike en sensitiewe inligting diskreet te hanteer. · Sterk aandag aan detail en akkuraatheid. · Vermoë om verskeie prioriteite en sperdatums te bestuur. Karaktereienskappe: · Hoogs georganiseerd. · Proaktief en selfgedrewe. · Professioneel en diskreet. · Selfversekerd wanneer daar met personeel opgevolg word. · Betroubaar en aanspreeklik. · Sterk oordeel en probleemoplossingsvermoë. Is jy gereed om by ‘n dinamiese span aan te sluit waar jou bydraes ‘n werklike impak het? Doen nou aansoek, ons wil jou ontmoet! )